Booking- og aflysningspolitik, der får klienter til at vende tilbage

En klar aflysningspolitik fortæller klienter, hvad de kan forvente, og giver dit team en ensartet måde at reagere på. Gør den let at finde, før nogen booker.

Flowet nedenfor er en illustrativ planlægningsguide. Dine gældende vilkår, forbrugerforpligtelser og professionelle krav går forud. Lad den relevante rådgiver gennemgå formuleringer, gebyrer og undtagelser, før de bruges.

Brug klarhed i stedet for straf

Din politik bør hurtigt besvare to spørgsmål:

1. Hvad sker der, hvis en klient udebliver fra en aftale?
2. Hvordan kan en klient arrangere en ny aftale?

Forklar opsigelsesvarsler, eventuelle gældende gebyrer og hvordan man kontakter virksomheden. Brug den samme godkendte formulering på din bookingside og i dine bekræftelser.

Byg en tre-delt aflysningsproces

Giv personalet en enkel rækkefølge at følge:

• Øjeblikkelig bekræftelse: bekræft aflysningen og forklar næste skridt
• Genopretningsmulighed: tilbyd tilgængelige omlægningsmuligheder baseret på dine aftalte prioriteter
• Genopretningsvindue: forklar opsigelsesvarslet og eventuelle gebyrer tilladt af dine godkendte vilkår

Bekræft hvad der er sket med bookingen, før du fortæller klienten, at den er aflyst eller flyttet.

Adskil retfærdighed fra fleksibilitet

Skriv ned, hvordan personalet skal håndtere undtagelser. Overvej behovene hos:

• Vendende klienter
• Førstegangs klienter
• Services, der kræver væsentlig forberedelse eller lager

Anvend politikken konsekvent og gør enhver autoriseret skøn tydelig. En klients historik fratager ikke deres rettigheder under de gældende vilkår.

Kombiner politik med påmindelser og opfølgning

Hjælp klienter med at finde de oplysninger, de har brug for i tide:

• Påmindelser før besøg med lokation, forberedelse og ændringsinstruktioner
• Påmindelsestidspunkt tilpasset besøget, såsom 48 timer og to timer før
• Anerkendelse af aflysning med tilgængelige omlægningsmuligheder

Disse tidspunkter er eksempler til test mod dine aftaler og klienters præferencer. E-mail og SMS levering bruger beskedkreditter.

Hold politikken med klientarbejdsgangen

Vælg, hvor klienter ser politikken, og hvor personalet registrerer næste skridt. Hold klienthistorikken tilgængelig, når nogen vender tilbage for at booke.

Forbedr fastholdelse med kundehåndteringsarbejdsgange