Πώς να μεταβείτε από έντυπες φόρμες συναίνεσης σε ψηφιακές φόρμες

Η μετάβαση από έντυπες σε ψηφιακές φόρμες αλλάζει τον τρόπο που η ομάδα σας στέλνει, εξετάζει και διατηρεί τις απαντήσεις. Σχεδιάστε αυτά τα βήματα μαζί. Ψηφιακές φόρμες συμβουλευτικής Managed κρατήστε τις ολοκληρωμένες απαντήσεις με το αρχείο του πελάτη ώστε η ομάδα σας να μπορεί να τις εξετάσει πριν από την επίσκεψη.

Ξεκινήστε ελέγχοντας για ποιο σκοπό χρησιμοποιείται η παλιά φόρμα. Κρατήστε χρήσιμες ερωτήσεις, αφαιρέστε διπλότυπα και αποφασίστε ποιος ανασκοπεί κάθε απάντηση.

Ελέγξτε τις φόρμες που ήδη χρησιμοποιείτε

Ξεκινήστε συλλέγοντας κάθε έντυπη φόρμα που χρησιμοποιείται αυτή τη στιγμή από την επιχείρηση:

• Φόρμες συμβουλευτικής νέων πελατών
• Φόρμες συγκατάθεσης ειδικές για τη θεραπεία
• Αρχεία δοκιμών αλλεργίας (patch test)
• Φόρμες ιατρικού ή υγειονομικού ιστορικού
• Φόρμες αναγνώρισης φροντίδας μετά τη θεραπεία
• Ενημερώστε τις φόρμες για επανερχόμενους πελάτες

Σημειώστε ποιες φόρμες είναι ακόμα χρήσιμες, ποιες είναι διπλές και ποιες ζητούν λεπτομέρειες που η ομάδα σας δεν χρησιμοποιεί ποτέ.

Αποφασίστε τι πρέπει να γίνει ψηφιακό πρώτο

Μην ψηφιοποιείτε τα πάντα ταυτόχρονα αν η ομάδα σας είναι απασχολημένη. Επιλέξτε τη φόρμα με το μεγαλύτερο λειτουργικό όφελος.

Καλοί πρώτοι υποψήφιοι είναι:

• Η φόρμα που συμπληρώνεται από τους περισσότερους πελάτες
• Η φόρμα που προκαλεί τις περισσότερες αναζητήσεις από τη ρεσεψιόν
• Η φόρμα που χρειάζονται οι επαγγελματίες πριν από ραντεβού υψηλής προσοχής
• Η φόρμα που συχνά χάνεται, σαρώθηκε ή επαναπληκτρολογείται

Μόλις λειτουργήσει καλά η πρώτη φόρμα, επαναλάβετε το μοτίβο.

Ξαναγράψτε για συμπλήρωση, όχι για διάταξη σε χαρτί

Οι έντυπες φόρμες συχνά ομαδοποιούν ερωτήσεις ανάλογα με το τι χωράει σε μια σελίδα. Οι ψηφιακές φόρμες πρέπει να ομαδοποιούν ερωτήσεις σύμφωνα με τον τρόπο που σκέφτεται ο πελάτης.

Χρησιμοποιήστε ενότητες όπως:

• Σχετικά με εσάς
• Στόχος ραντεβού
• Ιστορικό υπηρεσιών
• Σημαντικές πληροφορίες για τον επαγγελματία σας
• Συναίνεση και υπογραφή

Σύντομες, σαφείς ενότητες είναι πιο εύκολες στη συμπλήρωση και στην ανασκόπηση από την ομάδα σας.

Σχεδιάστε πώς οι πελάτες θα λάβουν τη φόρμα

Οι ψηφιακές φόρμες λειτουργούν καλύτερα όταν ο τρόπος αποστολής ταιριάζει με τη ροή του ραντεβού.

Χρησιμοποιήστε:

• Ένας σύνδεσμος για ολοκλήρωση πριν από το ραντεβού
• Ένας κωδικός QR για ολοκλήρωση στη ρεσεψιόν ή στο δωμάτιο θεραπείας
• Email για πελάτες που αναμένουν επίσημες λεπτομέρειες ραντεβού
• SMS για γρήγορη συμπλήρωση μέσω κινητού
• Συμπλήρωση φόρμας αυτοπροσώπως σε iPhone ή iPad όταν φτάνει ο πελάτης

Το να έχετε περισσότερες από μία οδούς μειώνει την πιθανότητα μια ελλιπής φόρμα να καθυστερήσει το ραντεβού.

Εκπαιδεύστε την ομάδα γύρω από τα σημεία ανασκόπησης

Η ομάδα πρέπει να γνωρίζει πότε ελέγχονται οι φόρμες, όχι μόνο πώς αποστέλλονται.

Ορίστε έναν απλό κανόνα:

• Η υποδοχή ελέγχει αν η φόρμα είναι ολοκληρωμένη
• Ο επαγγελματίας εξετάζει την απάντηση πριν ξεκινήσει το ραντεβού
• Οποιαδήποτε ελλιπής απάντηση επιλύεται πριν από τη θεραπεία ή την παροχή υπηρεσίας
• Οι ολοκληρωμένες απαντήσεις παραμένουν συνδεδεμένες με το αρχείο του πελάτη

Αυτό μετατρέπει τις ψηφιακές φόρμες σε μια χρήσιμη λειτουργική συνήθεια.

Δοκιμάστε μια φόρμα πριν αλλάξετε τις υπόλοιπες

Ζητήστε από την ομάδα σας να εξετάσει τις ερωτήσεις, το εγκεκριμένο κείμενο συγκατάθεσης και τις ολοκληρωμένες απαντήσεις μαζί. Οι φόρμες και η κοινή χρήση συνδέσμου ή QR είναι δωρεάν· η αποστολή μέσω email και SMS χρησιμοποιεί πιστώσεις μηνυμάτων.

Μεταφέρετε τις έντυπες φόρμες στο Managed Forms

Δείτε πώς το Managed υποστηρίζει τον έξυπνο προγραμματισμό