Hvordan man går fra papirbaserede samtykkeerklæringer til digitale formularer

Overgangen fra papir til digitale formularer ændrer, hvordan dit team sender, gennemgår og opbevarer svarene. Planlæg disse trin sammen. Managed digitale konsultationsformularer gem udfyldte svar med klientens journal, så dit team kan gennemgå dem før besøget.

Start med at tjekke, hvad den gamle formular bruges til. Behold nyttige spørgsmål, fjern dubletter og beslut, hvem der gennemgår hvert svar.

Revider de formularer, du allerede bruger

Start med at indsamle alle papirformularer, der aktuelt bruges i virksomheden:

• Nye klientkonsultationsformularer
• Behandlingsspecifikke samtykkeformularer
• Patch test-optegnelser
• Medicinske eller sundhedshistorikformularer
• Formularer til anerkendelse af efterbehandling
• Opdater formularer for tilbagevendende klienter

Marker hvilke formularer der stadig er nyttige, hvilke der er dublerede, og hvilke der beder om oplysninger, som dit team aldrig bruger.

Beslut, hvad der skal digitaliseres først

Digitalisér ikke alt på én gang, hvis dit team har travlt. Vælg den formular med størst operationelt udbytte.

Gode første kandidater er:

• Formularen udfyldt af flest klienter
• Formularen, der forårsager mest jagt ved receptionen
• Formularen, som behandlere har brug for før aftaler med høj overvejelse
• Formularen, der oftest mistes, scannes eller tastes ind igen

Når den første formular fungerer godt, gentag mønsteret.

Omskriv for udfyldelse, ikke papirlayout

Papirformularer grupperer ofte spørgsmål efter, hvad der passer på en side. Digitale formularer bør gruppere spørgsmål efter, hvordan en klient tænker.

Brug sektioner som:

• Om dig
• Aftalemål
• Servicehistorik
• Vigtige oplysninger til din praktiker
• Samtykke og underskrift

Korte, klare sektioner er lettere at udfylde og lettere for dit team at gennemgå.

Planlæg hvordan klienter modtager formularen

Digitale formularer fungerer bedst, når afsendelsesmetoden matcher aftaleforløbet.

Brug:

• Et link til udfyldelse før aftalen
• En QR-kode til udfyldelse i receptionen eller behandlingsrummet
• Email til klienter, der forventer formelle aftaledetaljer
• SMS til hurtig mobiludfyldelse
• Personlig udfyldelse på iPhone eller iPad, når klienten ankommer

At have mere end én vej mindsker risikoen for, at en manglende formular forsinker aftalen.

Træn teamet i gennemgangspunkter

Teamet skal vide, hvornår formularer bliver tjekket, ikke kun hvordan de sendes.

Sæt en simpel regel:

• Receptionen tjekker, om formularen er udfyldt
• Behandler gennemgår svaret før aftalen starter
• Eventuelle manglende svar løses før behandling eller ydelse
• Udfyldte svar forbliver knyttet til klientens journal

Dette forvandler digitale formularer til en nyttig driftsvane.

Prøv én formular, før du ændrer resten

Bed dit team om at gennemgå spørgsmålene, godkendt samtykketekst og udfyldte svar sammen. Formularer og deling via link eller QR er gratis; levering via e-mail og SMS bruger beskedkreditter.

Flyt papirformularer til Managed Forms

Se hvordan Managed understøtter smart planlægning