Πώς να μειώσετε τις απουσίες με καλύτερες λίστες αναμονής

Μια χρήσιμη λίστα αναμονής δίνει στην ομάδα σας έναν σαφή τρόπο να προσφέρει ραντεβού όταν ένας πελάτης ακυρώνει. Ξεκινήστε με τα κενά που βλέπετε στο δικό σας ημερολόγιο και αποφασίστε ποιος χειρίζεται κάθε βήμα.

Ξεκινήστε με μια λίστα αναμονής που παραμένει χρήσιμη

Κρατήστε αρκετές πληροφορίες για να ταιριάξετε έναν πελάτη με ένα άνοιγμα:

• Ορίστε προτεραιότητες που λαμβάνουν υπόψη την αξία της υπηρεσίας, τη διάρκεια του ραντεβού και τη δίκαιη πρόσβαση
• Σκεφτείτε ένα ή δύο χρονικά διαστήματα ενδιάμεσης απόστασης που ταιριάζουν στο προσωπικό και τις υπηρεσίες σας
• Ενημερώστε κατάλληλους πελάτες στη λίστα αναμονής όταν ανοίξει θέση, χρησιμοποιώντας αυτοματοποίηση όπου τα εργαλεία σας το υποστηρίζουν
• Παρακολουθήστε πόσο χρόνο χρειάζονται οι προσφορές για να γίνουν αποδεκτές από κάθε ομάδα

Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα και τις προτιμήσεις του πελάτη πριν κάνετε μια προσφορά. Μια λίστα αναμονής λειτουργεί καλύτερα όταν οι εγγραφές είναι ενημερωμένες.

Σχεδιάστε τον μηχανισμό ακύρωσής σας

Συμφωνήστε πότε η ομάδα σας πρέπει να ενεργήσει. Αυροί οι χρόνοι είναι παραδείγματα για προσαρμογή, όχι κανόνες για κάθε επιχείρηση:

• Μια ακύρωση εντός 24 ωρών μπορεί να σηματοδοτήσει το κενό για επείγουσα αντικατάσταση
• Ένα χαμένο ραντεβού μπορεί να ωθήσει το προσωπικό να ελέγξει τη λίστα αναμονής
• Αν το slot παραμείνει κενό μετά από δύο ώρες, μια εργασία μπορεί να υπενθυμίσει στο προσωπικό να εξετάσει επιλογές παρακολούθησης

Αναθέστε σε ένα άτομο την ευθύνη για το άνοιγμα. Επιβεβαιώστε ότι έχει κλειστεί αντικαταστάτης πριν θεωρήσετε ότι το slot είναι γεμάτο.

Χρησιμοποιήστε την ίδια λογική σε όλα τα κανάλια

Κρατήστε τις βασικές πληροφορίες συνεπείς σε SMS, email και τηλέφωνο:

• Αναγνώριση της ακύρωσης
• Μια σαφής προσφορά αντικατάστασης με την υπηρεσία, τον χρόνο και το παράθυρο ανταπόκρισης
• Οποιαδήποτε συμφωνημένη υπενθύμιση ή παρακολούθηση

Η αποστολή μέσω email και SMS χρησιμοποιεί πιστώσεις μηνυμάτων. Κρατήστε τα μηνύματα σχετικά με το ραντεβού και σεβαστείτε τις προτιμήσεις επικοινωνίας του πελάτη.

Εβδομαδιαία ανασκόπηση

Χρησιμοποιήστε τέσσερα μέτρα για να κατανοήσετε τη δική σας διαδικασία:

• Ποσοστό μη εμφάνισης
• Χρόνος που απαιτείται για να συμπληρωθεί ένα άνοιγμα
• Μέσος χρόνος απόκρισης λίστας αναμονής
• Έσοδα από κρατήσεις αντικατάστασης σε ακυρωμένες θέσεις

Επιλέξτε ένα μέρος της διαδικασίας για βελτίωση και μετά συγκρίνετέ το με τις επόμενες εβδομάδες. Μια αλλαγή σε αυτούς τους αριθμούς δεν αποδεικνύει από μόνη της την αιτία.

Τοποθετήστε τη λίστα αναμονής δίπλα στο ημερολόγιό σας

Ανασκόπηση ποιος λαμβάνει το άνοιγμα, ποιος στέλνει την προσφορά και ποιος επιβεβαιώνει τη νέα κράτηση. Η σελίδα προγραμματισμού εξηγεί πώς το Managed διατηρεί τις κρατήσεις και τις υπενθυμίσεις μαζί.

Δείτε πώς το Managed χειρίζεται τον έξυπνο προγραμματισμό