Bestillings- og avbestillingspolicy som får klienter til å komme tilbake

En tydelig avbestillingspolicy forteller klientene hva de kan forvente og gir teamet ditt en konsekvent måte å svare på. Gjør den lett å finne før noen bestiller.

Flyten nedenfor er en illustrerende planleggingsguide. Dine gjeldende vilkår, forbrukerforpliktelser og profesjonelle krav går foran. La riktig rådgiver gjennomgå formuleringer, avgifter og unntak før bruk.

Bruk klarhet i stedet for straff

Din policy bør raskt svare på to spørsmål:

1. Hva skjer hvis en klient uteblir fra en avtale?
2. Hvordan kan en kunde avtale en ny time?

Forklar oppsigelsestider, eventuelle gebyrer og hvordan man kontakter virksomheten. Bruk samme godkjente formulering på bookingsiden og i bekreftelsene dine.

Bygg en tre-delt avbestillingsflyt

Gi personalet en enkel sekvens å følge:

• Umiddelbar bekreftelse: bekreft avbestillingen og forklar neste steg
• Gjenopprettingsalternativ: tilby tilgjengelige ombookingsvalg basert på dine avtalte prioriteringer
• Gjenopprettingsvindu: forklar oppsigelsestiden og eventuelle gebyrer tillatt av dine godkjente vilkår

Bekreft hva som har skjedd med bookingen før du informerer kunden om at den er avlyst eller flyttet.

Skill rettferdighet fra fleksibilitet

Skriv ned hvordan ansatte skal håndtere unntak. Vurder behovene til:

• Kunder som kommer tilbake
• Førstegangskunder
• Tjenester som krever betydelig forberedelse eller lager

Bruk policyen konsekvent og gjør eventuelle autoriserte skjønn tydelige. En klients historikk fjerner ikke deres rettigheter under gjeldende vilkår.

Kombiner retningslinjer med påminnelser og oppfølging

Hjelp kunder med å finne informasjonen de trenger i tide:

• Påminnelser før besøk med sted, forberedelse og instruksjoner for endring
• Påminnelsestidspunkt tilpasset besøket, som 48 timer og to timer i forkant
• Bekreftelse av avbestilling med tilgjengelige ombookingsalternativer

Disse tidspunktene er eksempler for å teste mot dine avtaler og klienters preferanser. E-post- og SMS-levering bruker meldingskreditter.

Hold policyen i kundearbeidsflyten

Velg hvor klienter ser policyen og hvor ansatte registrerer neste steg. Hold klienthistorikken tilgjengelig når noen kommer tilbake for å bestille.

Forbedre kundelojalitet med arbeidsflyter for kundehåndtering