Hvordan gå fra papirsamtykkeskjemaer til digitale skjemaer

Overgangen fra papir til digitale skjemaer endrer hvordan teamet ditt sender, gjennomgår og lagrer svarene. Planlegg disse stegene sammen. Managed digitale konsultasjonsskjemaer behold fullførte svar med klientens journal slik at teamet ditt kan gjennomgå dem før besøket.

Start med å sjekke hva det gamle skjemaet brukes til. Behold nyttige spørsmål, fjern duplikater og bestem hvem som gjennomgår hvert svar.

Revider skjemaene du allerede bruker

Start med å samle inn alle papirsjemaer som for øyeblikket brukes i virksomheten:

• Nye konsultasjonsskjemaer for kunder
• Behandlingsspesifikke samtykkeskjemaer
• Patch-test-registreringer
• Medisinske eller helserelaterte historikk-skjemaer
• Skjemaer for bekreftelse av etterbehandling
• Oppdater skjemaer for tilbakevendende klienter

Marker hvilke skjemaer som fortsatt er nyttige, hvilke som er dupliserte, og hvilke som ber om detaljer teamet ditt aldri bruker.

Bestem hva som bør digitaliseres først

Ikke digitaliser alt på en gang hvis teamet ditt er travelt. Velg skjemaet med størst operasjonell gevinst.

Gode første kandidater er:

• Skjemaet som flest klienter fyller ut
• Skjemaet som forårsaker mest oppfølging i resepsjonen
• Skjemaet utøvere trenger før avtaler med høy vurdering
• Skjemaet som oftest mistes, skannes eller tastes inn på nytt

Når det første skjemaet fungerer godt, gjenta mønsteret.

Omskriv for utfylling, ikke papiroppsett

Papirskjemaer grupperer ofte spørsmål etter hva som får plass på en side. Digitale skjemaer bør gruppere spørsmål etter hvordan en kunde tenker.

Bruk seksjoner som:

• Om deg
• Avtalemål
• Tjenestehistorikk
• Viktig informasjon for utøveren din
• Samtykke og signatur

Korte, klare seksjoner er lettere å fylle ut og lettere for teamet ditt å gjennomgå.

Planlegg hvordan kunder skal motta skjemaet

Digitale skjemaer fungerer best når sendemetoden samsvarer med avtaleprosessen.

Bruk:

• En lenke for fullføring før avtalen
• En QR-kode for fullføring i resepsjon eller behandlingsrom
• E-post til kunder som forventer formelle avtaledetaljer
• SMS for rask utfylling på mobil
• Utfylling personlig på iPhone eller iPad når kunden ankommer

Å ha mer enn én rute reduserer sjansen for at et manglende skjema forsinker avtalen.

Tren teamet i gjennomgangspunkter

Teamet må vite når skjemaer er sjekket, ikke bare hvordan de sendes.

Sett en enkel regel:

• Resepsjonen sjekker om skjemaet er fullført
• Utøveren gjennomgår svaret før avtalen starter
• Eventuelle manglende svar løses før behandling eller tjenestelevering
• Fullførte svar forblir knyttet til kundens journal

Dette gjør digitale skjemaer til en nyttig driftsvane.

Prøv ett skjema før du endrer resten

Be teamet ditt om å gjennomgå spørsmålene, godkjent samtykketekst og fullførte svar sammen. Skjemaer og deling via lenke eller QR er gratis; e-post og SMS bruker meldingskreditter.

Flytt papirsjemaer til Managed Forms

Se hvordan Managed støtter smart planlegging