Wie man von Papier-Einwilligungsformularen zu digitalen Formularen wechselt

Der Wechsel von Papier- zu digitalen Formularen ändert, wie Ihr Team Antworten versendet, überprüft und speichert. Planen Sie diese Schritte gemeinsam. Managed digitale Beratungsformulare Abgeschlossene Antworten im Kundenprofil speichern, damit Ihr Team sie vor dem Termin prüfen kann.

Beginnen Sie damit, zu prüfen, wofür das alte Formular verwendet wird. Behalten Sie nützliche Fragen, entfernen Sie Duplikate und entscheiden Sie, wer jede Antwort überprüft.

Überprüfen Sie die Formulare, die Sie bereits verwenden

Sammeln Sie zunächst alle derzeit im Unternehmen verwendeten Papierformulare:

• Beratungsformulare für Neukunden
• Behandlungsspezifische Einwilligungsformulare
• Patch-Test-Dokumentation
• Medizinische oder gesundheitsbezogene Anamnesebögen
• Formulare zur Bestätigung der Nachsorge
• Aktualisieren Sie Formulare für zurückkehrende Kunden

Markieren Sie, welche Formulare noch nützlich sind, welche dupliziert wurden und welche nach Details fragen, die Ihr Team nie verwendet.

Entscheiden Sie, was zuerst digitalisiert werden soll

Digitalisieren Sie nicht alles auf einmal, wenn Ihr Team beschäftigt ist. Wählen Sie das Formular mit dem größten operativen Nutzen.

Gute erste Kandidaten sind:

• Das Formular, das von den meisten Kunden ausgefüllt wird
• Das Formular, das am meisten Nachverfolgung an der Rezeption verursacht
• Das Formular, das Praktiker vor Terminen mit hoher Entscheidungsrelevanz benötigen
• Das Formular, das am häufigsten verloren geht, eingescannt oder neu eingegeben wird

Wenn das erste Formular gut funktioniert, wiederholen Sie das Muster.

Für die Ausfüllung schreiben, nicht für das Papierlayout

Papierformulare gruppieren Fragen oft nach dem, was auf eine Seite passt. Digitale Formulare sollten Fragen nach der Denkweise des Kunden gruppieren.

Verwenden Sie Abschnitte wie:

• Über Sie
• Termin-Ziel
• Servicehistorie
• Wichtige Informationen für Ihren Praktiker
• Einwilligung und Unterschrift

Kurze, klare Abschnitte sind leichter auszufüllen und für Ihr Team leichter zu überprüfen.

Planen Sie, wie Kunden das Formular erhalten

Digitale Formulare funktionieren am besten, wenn die Versandmethode zum Terminablauf passt.

Verwenden Sie:

• Ein Link zur Ausfüllung vor dem Termin
• Ein QR-Code für die Ausfüllung am Empfang oder im Behandlungsraum
• E-Mail für Kunden, die formelle Termindetails erwarten
• SMS für schnelles Ausfüllen auf dem Mobilgerät
• Persönliche Ausfüllung auf iPhone oder iPad bei Ankunft des Kunden

Mehrere Wege zu haben, verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein fehlendes Formular den Termin verzögert.

Schulen Sie das Team zu Überprüfungspunkten

Das Team muss wissen, wann Formulare geprüft werden, nicht nur, wie Formulare gesendet werden.

Setzen Sie eine einfache Regel:

• Die Rezeption prüft, ob das Formular vollständig ist
• Praktiker überprüft die Antwort vor Beginn des Termins
• Fehlende Antworten werden vor der Behandlung oder Dienstleistung geklärt
• Abgeschlossene Antworten bleiben im Kundenprofil gespeichert

Dies macht digitale Formulare zu einer nützlichen betrieblichen Gewohnheit.

Probieren Sie ein Formular aus, bevor Sie die anderen ändern

Bitten Sie Ihr Team, die Fragen, genehmigten Einwilligungstexte und ausgefüllten Antworten gemeinsam zu prüfen. Formulare sowie Link- oder QR-Code-Freigabe sind kostenlos; E-Mail- und SMS-Versand verwendet Nachrichtenkontingente.

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