Kağıt Onay Formlarından Dijital Formlara Geçiş Nasıl Yapılır

Kağıttan dijital formlara geçiş, ekibinizin yanıtları gönderme, inceleme ve saklama şeklini değiştirir. Bu adımları birlikte planlayın. Managed dijital danışma formları tamamlanmış yanıtları müşteri kaydıyla saklayın, böylece ekibiniz ziyaretten önce onları inceleyebilir.

Eski formun ne için kullanıldığını kontrol ederek başlayın. Faydalı soruları tutun, çoğaltmaları kaldırın ve her yanıtı kimin inceleyeceğine karar verin.

Zaten kullandığınız formları denetleyin

İşletmenin şu anda kullandığı tüm kağıt formları toplayarak başlayın:

• Yeni müşteri danışma formları
• Tedaviye özgü onay formları
• Patch test kayıtları
• Tıbbi veya sağlık geçmişi formları
• Sonrası bakım onay formları
• Geri dönen müşteriler için formları güncelleyin

Hangi formların hâlâ faydalı olduğunu, hangilerinin çoğaltıldığını ve ekibinizin hiç kullanmadığı ayrıntıları isteyenleri işaretleyin.

İlk olarak neyin dijitalleşeceğine karar verin

Ekibiniz meşgulse her şeyi birden dijitalleştirmeyin. En büyük operasyonel getirisi olan formu seçin.

İyi ilk adaylar şunlardır:

• En çok müşterinin doldurduğu form
• En çok resepsiyonun peşinden koştuğu form
• Yüksek öncelikli randevular öncesinde uygulayıcıların ihtiyaç duyduğu form
• En sık kaybolan, taranan veya yeniden yazılan form

İlk form iyi çalıştıktan sonra aynı deseni tekrarlayın.

Kağıt düzeni için değil, tamamlanma için yeniden yazın

Kağıt formlar genellikle soruları bir sayfaya sığacak şekilde gruplar. Dijital formlar ise soruları müşterinin düşünme biçimine göre gruplamalıdır.

Şu bölümleri kullanın:

• Hakkınızda
• Randevu hedefi
• Hizmet geçmişi
• Uygulayıcınız için önemli bilgiler
• Onay ve imza

Kısa, net bölümler tamamlamayı ve ekibinizin incelemesini kolaylaştırır.

Müşterilerin formu nasıl alacağını planlayın

Dijital formlar, gönderim yöntemi randevu akışına uyduğunda en iyi şekilde çalışır.

Kullan:

• Randevu öncesi tamamlama için bir bağlantı
• Resepsiyon veya tedavi odasında tamamlama için bir QR kodu
• Resmi randevu detayları bekleyen müşteriler için e-posta
• Hızlı mobil tamamlama için SMS
• Müşteri geldiğinde iPhone veya iPad üzerinde şahsen doldurma

Birden fazla yol olması, eksik bir formun randevuyu geciktirme olasılığını azaltır.

Gözden geçirme noktaları etrafında ekibi eğitin

Ekip, formların nasıl gönderildiğini değil, ne zaman kontrol edildiğini bilmelidir.

Basit bir kural belirleyin:

• Ön büro formun tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol eder
• Randevu başlamadan önce uygulayıcı yanıtı inceler
• Eksik herhangi bir yanıt tedavi veya hizmet sunumundan önce çözülür
• Tamamlanan yanıtlar müşteri kaydına bağlı kalır

Bu, dijital formları faydalı bir işletme alışkanlığına dönüştürür.

Diğerlerini değiştirmeden önce bir form deneyin

Ekibinizden soruları, onaylanan metni ve tamamlanmış yanıtları birlikte gözden geçirmesini isteyin. Formlar ve bağlantı veya QR paylaşımı ücretsizdir; e-posta ve SMS gönderimi mesaj kredisi kullanır.

Kağıt formları Managed Forms'a taşıyın

Managed'ın akıllı planlamayı nasıl desteklediğini görün