Как перейти от бумажных форм согласия к цифровым формам

Переход от бумажных к цифровым формам меняет способ отправки, просмотра и хранения ответов вашей командой. Планируйте эти шаги вместе. Managed цифровые консультационные формы сохраняйте заполненные ответы в карточке клиента, чтобы ваша команда могла их просмотреть перед визитом.

Начните с проверки, для чего используется старая форма. Сохраните полезные вопросы, уберите дублирование и определите, кто проверяет каждый ответ.

Проверьте формы, которые вы уже используете

Начните с сбора всех бумажных форм, которые сейчас используются в бизнесе:

• Консультационные формы для новых клиентов
• Формы согласия, специфичные для лечения
• Записи о патч-тестах
• Медицинские или формы истории здоровья
• Формы подтверждения после ухода
• Обновляйте формы для возвращающихся клиентов

Отметьте, какие формы ещё полезны, какие дублируются, а какие запрашивают данные, которые ваша команда никогда не использует.

Определите, что должно стать цифровым в первую очередь

Не переводите всё в цифровой формат сразу, если ваша команда занята. Выберите форму с наибольшей операционной выгодой.

Хорошими первыми кандидатами являются:

• Форма, заполненная наибольшим числом клиентов
• Форма, которая вызывает наибольшие хлопоты у ресепшена
• Форма, необходимая специалистам перед записями с высокой степенью внимания
• Форма, которая чаще всего теряется, сканируется или перепечатывается

Как только первая форма будет работать хорошо, повторяйте этот шаблон.

Перепишите для удобства заполнения, а не для бумажного оформления

Бумажные формы часто группируют вопросы по тому, что помещается на страницу. Цифровые формы должны группировать вопросы так, как думает клиент.

Используйте разделы, такие как:

• О вас
• Цель приёма
• История услуг
• Важная информация для вашего специалиста
• Согласие и подпись

Короткие, чёткие разделы легче заполнять и проще вашей команде для проверки.

Спланируйте, как клиенты будут получать форму

Цифровые формы работают лучше, когда способ отправки соответствует процессу записи.

Используйте:

• Ссылка для заполнения до приёма
• QR-код для заполнения на ресепшене или в кабинете
• Электронная почта для клиентов, которые ожидают формальные детали записи
• SMS для быстрого заполнения на мобильном
• Личное заполнение на iPhone или iPad при прибытии клиента

Наличие более одного способа снижает вероятность того, что отсутствие формы задержит запись.

Обучайте команду по точкам обзора

Команде нужно знать, когда формы проверяются, а не только как они отправляются.

Установите простое правило:

• На ресепшн проверяют, заполнена ли форма
• Специалист проверяет ответ до начала приёма
• Любой отсутствующий ответ должен быть получен до процедуры или оказания услуги
• Заполненные ответы сохраняются в карточке клиента

Это превращает цифровые формы в полезную операционную привычку.

Попробуйте одну форму перед изменением остальных

Попросите команду вместе проверить вопросы, утверждённые формулировки согласия и заполненные ответы. Формы и обмен ссылками или QR-кодами бесплатны; доставка по электронной почте и SMS использует кредитные сообщения.

Перенесите бумажные формы в Managed Forms

Узнайте, как Managed поддерживает умное планирование