Hoe over te stappen van papieren toestemmingsformulieren naar digitale formulieren

De overgang van papieren naar digitale formulieren verandert hoe je team antwoorden verstuurt, bekijkt en bewaart. Plan die stappen samen. Managed digitale consultatieformulieren bewaar ingevulde antwoorden bij het klantdossier zodat je team ze kan bekijken vóór het bezoek.

Begin met controleren waarvoor het oude formulier wordt gebruikt. Houd nuttige vragen, verwijder duplicaten en bepaal wie elke reactie beoordeelt.

Controleer de formulieren die je al gebruikt

Begin met het verzamelen van elk papieren formulier dat momenteel door het bedrijf wordt gebruikt:

• Consultatieformulieren voor nieuwe cliënten
• Behandelingsspecifieke toestemmingsformulieren
• Patchtestgegevens
• Medische of gezondheidsgeschiedenisformulieren
• Nazorgbevestigingsformulieren
• Werk formulieren bij voor terugkerende klanten

Markeer welke formulieren nog nuttig zijn, welke dubbel zijn en welke om details vragen die je team nooit gebruikt.

Bepaal wat eerst digitaal moet worden

Digitaliseer niet alles tegelijk als uw team het druk heeft. Kies het formulier met de grootste operationele winst.

Goede eerste kandidaten zijn:

• Het formulier dat door de meeste klanten wordt ingevuld
• Het formulier dat de meeste achtervolging aan de balie veroorzaakt
• Het formulier dat beoefenaars nodig hebben voor afspraken met hoge overweging
• Het formulier dat het vaakst verloren raakt, wordt gescand of opnieuw getypt

Als het eerste formulier goed werkt, herhaal dan het patroon.

Herschrijf voor invulling, niet voor papierindeling

Papieren formulieren groeperen vragen vaak per pagina. Digitale formulieren moeten vragen groeperen zoals een cliënt denkt.

Gebruik secties zoals:

• Over jou
• Afspraakdoel
• Dienstgeschiedenis
• Belangrijke informatie voor uw behandelaar
• Toestemming en handtekening

Korte, duidelijke secties zijn makkelijker in te vullen en makkelijker voor je team om te beoordelen.

Plan hoe cliënten het formulier ontvangen

Digitale formulieren werken het beste wanneer de verzendmethode aansluit bij de afspraakflow.

Gebruik:

• Een link voor invulling vóór de afspraak
• Een QR-code voor invulling bij de receptie of behandelkamer
• E-mail voor klanten die formele afspraakdetails verwachten
• SMS voor snelle mobiele invulling
• Persoonlijke voltooiing op iPhone of iPad wanneer de klant arriveert

Het hebben van meer dan één route verkleint de kans dat een ontbrekend formulier de afspraak vertraagt.

Train het team rond beoordelingspunten

Het team moet weten wanneer formulieren worden gecontroleerd, niet alleen hoe formulieren worden verzonden.

Stel een eenvoudige regel in:

• De balie controleert of het formulier volledig is
• Behandelaar beoordeelt de reactie voordat de afspraak begint
• Elke ontbrekende antwoord wordt opgelost vóór de behandeling of dienstverlening
• Voltooide antwoorden blijven gekoppeld aan het klantdossier

Dit verandert digitale formulieren in een nuttige operationele gewoonte.

Probeer één formulier voordat u de rest wijzigt

Vraag je team om samen de vragen, goedgekeurde toestemmingsformulering en ingevulde antwoorden te bekijken. Formulieren en link- of QR-deling zijn gratis; e-mail- en sms-verzending gebruikt berichtcredits.

Verplaats papieren formulieren naar Managed Forms

Bekijk hoe Managed slimme planning ondersteunt