Hoe consultatieformulieren te verzenden via link of QR-code

Weten hoe u consultatieformulieren per link of QR-code kunt verzenden, geeft uw team meer manieren om klantgegevens te verzamelen voordat de afspraak begint. Managed digitale consultatieformulieren ondersteun beide deelmethoden, plus e-mail, sms en invullen ter plaatse.

Links werken goed vóór het bezoek. QR-codes werken goed bij de receptie, in de behandelkamer of wanneer een klant het formulier niet vooraf heeft ingevuld.

Wanneer u een link moet gebruiken

Gebruik een formulierlink wanneer u wilt dat de klant het formulier invult voordat hij arriveert.

Goede momenten zijn onder andere:

• Direct na het boeken
• In een bevestigingsbericht
• In een herinneringsbericht
• Tijdens een gesprek voorafgaand aan de behandeling
• Wanneer een terugkerende klant gegevens moet bijwerken

De link moet de klant direct naar het juiste formulier leiden. Voorkom dat ze het formulier op uw website moeten zoeken.

Wanneer u een QR-code moet gebruiken

Gebruik een QR-code wanneer de klant fysiek bij u is of dicht bij uw receptieproces.

Goede toepassingen zijn onder andere:

• Inchecken bij de receptie
• Voltooiing in behandelkamer
• Inloopconsultaties
• Evenementen of pop-up klinieken
• Back-up wanneer een link gemist is

QR-codes zijn handig omdat medewerkers de code kunnen tonen zonder een URL te typen of een bericht te versturen.

Houd de toewijzing gekoppeld aan de klant

De verzendmethode is minder belangrijk dan het record dat het creëert. Een formulier moet gekoppeld zijn aan de juiste klant zodat het antwoord later gemakkelijk te bekijken is.

Controleer vóór verzending:

• De naam van de klant is correct
• Contactgegevens zijn actueel
• Het juiste formulier is geselecteerd
• De afspraak- of servicecontext is duidelijk
• Het team weet waar het antwoord te bekijken

Dit voorkomt dat formulierantwoorden een andere losstaande administratieve taak worden.

Gebruik e-mail en sms wanneer nuttig

Kies een kanaal dat de klant gebruikt en waarmee hij heeft ingestemd om relevante berichten te ontvangen. E-mail- en sms-verzending in Managed gebruikt berichtcredits; delen van een link of QR-code is gratis.

E-mail werkt goed voor:

• Langere consultatie-instructies
• Afspraken met hogere overweging
• Klanten die een formeel bewijs willen

SMS kan goed werken voor:

• Herinneringen op dezelfde dag
• Snelle mobiele invulling
• Klanten die zelden e-mail controleren

Beoordeel de reactie vóór de afspraak

Het versturen van het formulier is slechts de helft van de workflow. Bouw een beoordelingsgewoonte op:

• Controleer of de reactie compleet is
• Los ontbrekende antwoorden vroegtijdig op
• Beoordeel de belangrijkste antwoorden vóór dienstverlening
• Houd het antwoord bij de klantgeschiedenis

Managed Forms ondersteunt invulling via link, QR, e-mail, sms en ter plaatse, zodat het team voor elke cliënt de juiste verzamelmethode kan kiezen.

Kies een verzamelroute voor je volgende afspraak

Controleer de klant, selecteer het juiste formulier en bepaal wanneer je behandelaar de reactie zal bekijken.

Stuur consultatieformulieren met Managed Forms

Bekijk boekingsworkflows in Managed