Comment passer des formulaires papier aux formulaires numériques

Passer du papier au numérique modifie la façon dont votre équipe envoie, consulte et conserve les réponses. Planifiez ces étapes ensemble. Formulaires de consultation numériques Managed conservez les réponses complétées avec le dossier client afin que votre équipe puisse les examiner avant la visite.

Commencez par vérifier l'usage de l'ancien formulaire. Conservez les questions utiles, supprimez les doublons et décidez qui examine chaque réponse.

Auditez les formulaires que vous utilisez déjà

Commencez par collecter tous les formulaires papier actuellement utilisés par l'entreprise :

• Formulaires de consultation pour nouveaux clients
• Formulaires de consentement spécifiques au traitement
• Dossiers de tests épicutanés
• Formulaires d'antécédents médicaux ou de santé
• Formulaires de reconnaissance des soins post-traitement
• Mettez à jour les formulaires pour les clients revenants

Identifiez quels formulaires sont encore utiles, lesquels sont dupliqués et lesquels demandent des détails que votre équipe n'utilise jamais.

Décidez ce qui doit devenir numérique en premier

Ne numérisez pas tout d'un coup si votre équipe est occupée. Choisissez le formulaire avec le plus grand bénéfice opérationnel.

De bons premiers candidats sont :

• Le formulaire rempli par le plus grand nombre de clients
• Le formulaire qui génère le plus de relances à la réception
• Le formulaire dont les praticiens ont besoin avant les rendez-vous à forte considération
• Le formulaire le plus souvent perdu, scanné ou ressaisi

Une fois que le premier formulaire fonctionne bien, répétez le modèle.

Réécrivez pour la complétion, pas pour la mise en page papier

Les formulaires papier regroupent souvent les questions selon ce qui tient sur une page. Les formulaires numériques doivent regrouper les questions selon la façon de penser du client.

Utilisez des sections telles que :

• À propos de vous
• Objectif du rendez-vous
• Historique des services
• Informations importantes pour votre praticien
• Consentement et signature

Des sections courtes et claires sont plus faciles à remplir et à revoir pour votre équipe.

Planifiez comment les clients recevront le formulaire

Les formulaires numériques fonctionnent mieux lorsque la méthode d'envoi correspond au déroulement du rendez-vous.

Utilisez :

• Un lien pour une complétion avant le rendez-vous
• Un code QR pour une complétion à la réception ou en cabine de soin
• Email pour les clients qui attendent des détails formels de rendez-vous
• SMS pour une complétion mobile rapide
• Remplissage en personne sur iPhone ou iPad à l'arrivée du client

Avoir plus d'une voie réduit le risque qu'un formulaire manquant retarde le rendez-vous.

Formez l’équipe autour des points de revue

L’équipe doit savoir quand les formulaires sont vérifiés, pas seulement comment ils sont envoyés.

Définissez une règle simple :

• La réception vérifie si le formulaire est complet
• Le praticien examine la réponse avant le début du rendez-vous
• Toute réponse manquante est résolue avant le traitement ou la prestation de service
• Les réponses complétées restent attachées au dossier client

Cela transforme les formulaires numériques en une habitude opérationnelle utile.

Essayez un formulaire avant de changer les autres

Demandez à votre équipe de revoir ensemble les questions, la formulation du consentement approuvé et les réponses complétées. Les formulaires et le partage par lien ou QR sont gratuits ; la livraison par e-mail et SMS utilise des crédits de message.

Passez des formulaires papier à Managed Forms

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