Comment envoyer des formulaires de consultation par lien ou code QR

Savoir comment envoyer des formulaires de consultation par lien ou code QR donne à votre équipe plus de moyens de collecter les détails clients avant le début du rendez-vous. Formulaires de consultation numériques Managed prenez en charge les deux méthodes de partage, ainsi que la complétion par e-mail, SMS et en personne.

Les liens fonctionnent bien avant la visite. Les codes QR fonctionnent bien à la réception, dans la salle de traitement, ou lorsque le client n'a pas rempli le formulaire à l'avance.

Quand utiliser un lien

Utilisez un lien de formulaire lorsque vous souhaitez que le client remplisse le formulaire avant son arrivée.

De bons moments incluent :

• Immédiatement après la réservation
• Dans un message de confirmation
• Dans un message de rappel
• Lors d'une conversation pré-traitement
• Quand un client revenant doit mettre à jour ses informations

Le lien doit amener le client directement au bon formulaire. Évitez de le faire chercher le formulaire sur votre site web.

Quand utiliser un code QR

Utilisez un code QR lorsque le client est physiquement avec vous ou proche de votre processus d’accueil.

De bonnes utilisations incluent :

• Enregistrement à la réception
• Achèvement en salle de traitement
• Consultations sans rendez-vous
• Événements ou cliniques éphémères
• Sauvegarde lorsqu'un lien a été manqué

Les codes QR sont utiles car le personnel peut montrer le code sans taper une URL ni envoyer un autre message.

Gardez l'affectation liée au client

La méthode d’envoi importe moins que l’enregistrement qu’elle crée. Un formulaire doit être lié au bon client pour que la réponse soit facile à consulter ultérieurement.

Avant d'envoyer, vérifiez :

• Le nom du client est correct
• Les coordonnées sont à jour
• Le bon formulaire est sélectionné
• Le contexte du rendez-vous ou du service est clair
• L’équipe sait où consulter la réponse

Cela empêche les réponses aux formulaires de devenir une autre tâche administrative déconnectée.

Utilisez l’email et le SMS lorsque c’est utile

Choisissez un canal que le client utilise et a accepté pour recevoir des messages pertinents. La livraison par e-mail et SMS dans Managed utilise des crédits de message ; le partage d'un lien ou d'un code QR est gratuit.

L'email peut bien fonctionner pour :

• Instructions de consultation plus longues
• Rendez-vous nécessitant plus de réflexion
• Clients qui souhaitent un enregistrement formel

Le SMS peut bien fonctionner pour :

• Rappels le jour même
• Complétion mobile rapide
• Clients qui vérifient rarement leurs e-mails

Examinez la réponse avant le rendez-vous

Envoyer le formulaire n'est que la moitié du flux de travail. Installez une habitude de revue :

• Vérifiez si la réponse est complète
• Résolvez rapidement les réponses manquantes
• Examinez les réponses clés avant la prestation
• Gardez la réponse avec l'historique client

Managed Forms prend en charge le lien, le QR, l'email, le SMS et la complétion en personne, pour que l'équipe choisisse la méthode de collecte adaptée à chaque client.

Choisissez une voie de collecte pour votre prochain rendez-vous

Vérifiez le client, sélectionnez le bon formulaire et décidez quand votre praticien examinera la réponse.

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