Comment réduire les absences grâce à une planification intelligente

Examinez les rendez-vous manqués pour identifier les frictions évitables : détails flous, rappel non reçu par le client ou difficulté à modifier la réservation. Utilisez ces informations pour améliorer le processus.

Construire un système de rappel en couches

Choisissez une séquence de rappel adaptée à vos services et clients. Un exemple est :

• Une confirmation immédiatement après la réservation
• Un rappel 48 heures avant la visite
• Un rappel 24 heures avant la visite
• Un rappel deux heures avant la visite

Considérez ceci comme un point de départ pour tester, pas une fréquence recommandée pour chaque rendez-vous. Utilisez les canaux convenus par le client, évitez les messages répétés et tenez compte des crédits de message lors de l’envoi d’emails ou SMS.

Réduisez les frictions accidentelles

Vérifiez le parcours de réservation pour les détails qui peuvent empêcher un client d'arriver :

• Instructions de localisation et d'arrivée
• Informations de préparation approuvées par le praticien
• Une manière claire de demander une reprogrammation

Facilitez la recherche de ces informations dans la confirmation de réservation et les rappels pertinents.

Protégez les créneaux à forte valeur

Examinez les rendez-vous qui nécessitent plus de préparation ou sont plus longs à remplacer :

• Exigences de confirmation appropriées
• Une liste d'attente pour les clients pouvant accepter une ouverture
• Incitez à la révision rapide des créneaux annulés pour réaffectation

Utilisez vos conditions de réservation et d’annulation approuvées. Confirmez qu’une réservation de remplacement est enregistrée avant de considérer une ouverture comme remplie.

Utilisez des rappels adaptés au client

Les rappels peuvent fournir aux clients pour la première fois, réguliers et ceux revenant après une longue pause, les détails pertinents à leur visite. Regroupez les rappels autour de la visite et des préférences du client plutôt que d'envoyer une séquence identique à tous.

Examinez le prochain rendez-vous du côté client

Vérifiez ensemble la confirmation, les détails d'arrivée et les instructions de changement. Choisissez ensuite un rappel ou une règle de réservation à améliorer.

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