Comment réduire les absences avec de meilleures listes d'attente

Une liste d'attente utile donne à votre équipe un moyen clair d'offrir un rendez-vous lorsqu'un client annule. Commencez par les créneaux que vous voyez dans votre propre agenda et décidez qui gère chaque étape.

Commencez avec une liste d'attente qui reste utile

Conservez suffisamment d'informations pour associer un client à un créneau :

• Définissez des priorités tenant compte de la valeur du service, de la durée du rendez-vous et d'un accès équitable
• Envisagez une ou deux plages tampons si elles conviennent à votre personnel et à vos services
• Informez automatiquement les clients en liste d'attente appropriés lorsqu'une place se libère, en utilisant l'automatisation si vos outils le permettent
• Suivez le temps nécessaire pour que les offres soient acceptées par chaque équipe

Vérifiez la disponibilité et les préférences du client avant de faire une offre. Une liste d'attente fonctionne mieux lorsque les entrées sont à jour.

Concevez votre déclencheur d'annulation

Convenir du moment où votre équipe doit agir. Ces délais sont des exemples à adapter, plutôt que des règles pour chaque entreprise :

• Une annulation dans les 24 heures pourrait signaler le créneau pour un remplacement urgent
• Un rendez-vous manqué pourrait inciter le personnel à vérifier la liste d'attente
• Si le créneau reste vide après deux heures, une tâche pourrait rappeler au personnel de revoir les options de suivi

Donnez la responsabilité de l'ouverture à une personne. Confirmez qu'un remplaçant a réservé avant de considérer le créneau comme rempli.

Utilisez la même logique sur tous les canaux

Gardez les informations clés cohérentes entre SMS, email et téléphone :

• Accusé de réception de l'annulation
• Une offre de remplacement claire avec le service, l'heure et la fenêtre de réponse
• Tout rappel ou suivi convenu

La livraison par email et SMS utilise des crédits de message. Gardez les messages pertinents pour le rendez-vous et respectez les préférences de communication du client.

Examinez chaque semaine

Utilisez quatre mesures pour comprendre votre propre processus :

• Taux de non-présentation
• Temps nécessaire pour remplir une ouverture
• Temps moyen de réponse à la liste d'attente
• Revenu des réservations de remplacement dans les créneaux annulés

Choisissez une partie du processus à améliorer, puis comparez-la avec les semaines suivantes. Un changement dans ces chiffres n'établit pas à lui seul sa cause.

Placez la liste d'attente à côté de votre agenda

Examinez qui ouvre, qui envoie l'offre et qui confirme la nouvelle réservation. La page de planification explique comment Managed regroupe réservations et rappels.

Voir comment Managed gère la planification intelligente